Secrétaire formation (F/H)

En rejoignant le CNFPT vous intégrez l’établissement public de formation des 1,9 millions d’agents territoriaux. Un établissement à la pointe de la pédagogie, présent sur tout le territoire métropolitain et ultra-marin. Un établissement qui forme aux 250 métiers territoriaux et accompagne les agents dans toutes les étapes de leur carrière. Un établissement qui travaille aux côtés des collectivités locales à leurs transformations.

Travailler au CNFPT, c’est évoluer dans un environnement qui place l’humain au cœur de ses préoccupations ; c’est réussir le défi de former les agents aux métiers de demain.

Rejoindre le CNFPT, c’est faire grandir la fonction publique territoriale et co-construire avec les collectivités locales les réponses aux enjeux d’une société plus durable et plus solidaire.

MISSIONS

Dans le cadre des orientations et des objectifs de la délégation Île-de-France du CNFPT, vous assurez la mise en œuvre opérationnelle et le suivi administratif, financier et logistique des actions de formation, ainsi que des activités de l’antenne, en interface avec les collectivités et les services ressources.

Dans le cadre de vos fonctions, vos missions principales sont les suivantes :

Gestion administrative des actions de formation

- Créer administrativement des sessions de formation dans les outils informatiques dédiés,

- Suivre et gérer les inscriptions des stagiaires sur l’outil en ligne,

- Éditer des convocations, attestations et bilans de stage,

- Gérer la plateforme de formation à distance : renseigner les données nécessaires, mettre en ligne les ressources, contrôler la progression des stagiaires pour produire les attestations

Gestion financière des actions de formation

- Établir, suivre et vérifier des documents comptables nécessaires à l’action,

- Gérer les demandes d’hébergement des stagiaires,

- Récupérer les pièces administratives : feuilles d’émargement, demandes de prise en charge des frais de déplacement stagiaires, états de frais de déplacement intervenants,

- Saisir les données et contrôler en continu la qualité des bases et tableaux de suivi,

- Procéder à la clôture administrative et assurer la préparation pour la clôture comptable des actions

 Organisation logistique des actions

- Gérer les réservations de salles et des matériels nécessaires,

- Effectuer la reprographie ponctuelle et mettre à disposition de la documentation pédagogique

Accueil du public

- Accueillir les stagiaires, les formateurs et les prestataires à la borne d’accueil du site, en l’absence de l’agent principalement chargé de l’accueil et en rotation avec l’équipe des secrétaires formation

- Assurer les réponses de premier niveau aux usagers et informer l’encadrement de l’Antenne pour information et pour prise relai si nécessaire

- Informer les usagers sur les actions programmées ou les orienter vers le bon interlocuteur si nécessaire

- Assurer l’accueil téléphonique, informer ou orienter vers le bon interlocuteur si nécessaire,

- Aider les collectivités et les agents à la prise en main des outils en ligne de l’établissement

Participation active aux collectifs de l’Antenne, de la délégation et de l’établissement

- Participer aux réunions de l’antenne, de la délégation ou réunions métier,

- Contribuer à des groupes de travail collaboratifs et utiliser des ressources communes,

- Mettre en commun les expériences, les pratiques et les outils

Vous avez une connaissance de l’environnement territorial

Vous savez utiliser les logiciels bureautiques courants (Word et Excel) et vous êtes en capacité de vous adapter à divers applicatifs et outils numériques

Vous faites preuve de réactivité, de rigueur, d’organisation et d’adaptabilité

Vous disposez de qualités relationnelles, vous appréciez le travail en équipe et vous avez le sens du service public. 

Ce poste est ouvert aux agents titulaires du grade de adjoint administratif ou inscrits sur liste d’aptitude ou titulaires d’un grade équivalent et aux personnes en situation de handicap (art. L. 352-4 CGFP) avec une expérience significative sur des missions équivalentes